Onze medewerkers

ProRail heeft een uitgesproken visie op de cultuur die nodig is om onze maatschappelijke opdracht te realiseren: Presteren, Ontwikkelen en Samenwerken. Onze ontwikkelaanpak beschrijft hoe we die cultuur gaan realiseren en onze medewerkersvisie beschrijft hoe medewerkers die ambitie helpen verwezenlijken. Het jaarverslag van 2019 ging op die ambities uitgebreid in.

Ons HR-beleid en de inzet van onze HR-capaciteit is er ieder jaar weer op gericht om van visies en dromen naar daden en dagelijkse praktijk te gaan. Soms gaat dat met een sprong, soms met kleine stapjes. Zolang elke stap in de goede richting gaat, maken we voortgang. Ook in 2020 werden naar ons idee veel stappen in de goede richting gezet. Dit jaarverslag gaat in op een aantal voorbeelden.

De coronacrisis markeert 2020

Twee golven en lockdowns; onze medewerkers tonen veerkracht

In februari 2020 begon ook in Nederland de ernst van COVID-19 door te dringen. Binnen ProRail is een crisisteam geïnstalleerd onder leiding van twee ExCo-leden, de directeur HR en de directeur Communicatie. Het team bestaat uit ervaren medewerkers uit de operatie, Facilitaire Zaken, Communicatie en HR. De eerste aandacht ging uit naar het veilig stellen van de operationele dienstverlening en de veiligheid van onze mensen.

Voor onze medewerkers die op locatie werken, was 2020 een bewogen jaar. Zij konden niet thuiswerken maar moesten de posten blijven bemensen of op pad om incidenten op het spoor in goede banen te leiden. En dat terwijl de bezetting – ondanks verhoogde inspanningen voor nieuwe instroom – helaas ook in 2020 krap is gebleven.

In maart na de afkondiging van een lockdown werkte een groot deel van de medewerkers van de ene op de andere dag verplicht thuis. Thuiswerken was voor die tijd al mogelijk, maar het was eerder uitzondering dan regel. Omdat in de periode van de lockdown de kinderopvang en scholen dicht waren, werd de woonkamer voor een grote groep collega’s plotseling ook de crèche of het leslokaal. Net als voor veel anderen in ons land een lastige periode, waarin nieuwe routines moesten worden gezocht.

Technisch is het thuiswerken goed gegaan, de ICT toonde zich robuust. Om gezond thuiswerken te ondersteunen, werden facilitaire middelen ter beschikking gesteld zoals bureaustoelen, toetsenborden en laptopverhogers. De communicatie vanuit de werkgever benadrukte het belang om ook bij het virtuele samenwerken elkaar te blijven steunen onder het motto ‘Ook op afstand samen’. In bijeenkomsten voor de Top 80 en leidinggevenden was ruime aandacht voor goed leidinggeven op afstand.

In de zomer leek het normale leven en werken weer enigszins terug te keren. Thuiswerken bleef niettemin de norm. Velen kregen genoeg van al dat ‘Teamsen’ en de hele dag achter het scherm. ProRail heeft extra inspanningen verricht om de collega’s te ondersteunen om fysiek en mentaal fit te blijven. Een aparte projectgroep zorgt voor een ruim en steeds nieuw aanbod aan onder meer ‘challenges’ en trainingen. De boodschap is ‘Zorg goed voor jezelf’. De tweede golf in het late najaar en de tweede lockdown van december benadrukten het belang daarvan.

Ook voor onze medewerkers die op locatie werken, was 2020 een bewogen jaar. Zij konden niet thuisblijven maar moesten de posten blijven bemensen of op pad om incidenten op het spoor in goede banen te leiden. En dat terwijl de bezetting - ondanks verhoogde inspanningen voor nieuwe instroom – helaas ook in 2020 krap is gebleven.

Wij zijn er trots op dat onze medewerkers er samen voor hebben gezorgd dat de treinen ook in deze ongebruikelijke situatie zijn blijven rijden.

Het crisisteam is sinds februari actief gebleven. In de zomer op een waakzaamheids-stand en sinds de opleving van de besmettingen na de zomer weer op volle sterkte. Er is frequent een groot beroep gedaan op hun inzet en flexibiliteit.

Coronacrisis als versneller

Het verplicht thuiswerken heeft ons geleerd dat thuiswerken ook voordelen heeft. Uit een vragenlijstonderzoek begin juni bleek dat de medewerkers van ProRail het thuiswerken in meerderheid als positief ervaarden. Zij gaven aan in de toekomst – na de coronacrisis – een of meerdere dagen thuis te willen werken. Die wens heeft versnelling aangebracht in de realisatie van bestaande plannen om onze kantoorruimtes anders te benutten. Dit programma – Werken als een Pro – bereidt de situatie voor waarin niet-roostergebonden personeel deels op kantoor werkt en deels thuis. De ervaringen van 2020 leiden tot een structureel andere kijk op hoe we elkaar in het werk ontmoeten. Bij het deels vanuit huis werken komen aspecten kijken die uiteenlopen van huisvesting tot leiderschap. We zullen onze medewerkers daarbij blijven betrekken. Na het vragenlijstonderzoek van juni zijn in november vijf rondetafelgesprekken gehouden met een grote diversiteit aan collega’s. Onderwerpen waren bijvoorbeeld welke stijl van leidinggeven gewenst is en hoe de samenwerking tussen collega’s in zo’n hybride wereld optimaal kan verlopen. Uiteraard werd over al deze aspecten intensief contact gehouden met de ondernemingsraad.

ProRail als werkgever in de interne en externe arbeidsmarkt

Intern: veel ProRailers positief over hun werkgever

‘Zou je je werkgever aanbevelen aan je familie en vrienden?’ Die vraag staat centraal in de ‘employee Net Promotor Score’, de eNPS. Ook die meten we periodiek met 2DaysMood. Voor veel organisaties in Nederland steeg die score in het eerste kwartaal van 2020, maar daalde in de rest van het jaar. Ook bij ons steeg de eNPS in het eerste kwartaal, maar anders dan de landelijke trend bleef de eNPS bij ProRail over heel 2020 relatief hoog. De redenen zijn de sterke betrokkenheid van onze medewerkers, de baanzekerheid en goede arbeidsvoorwaarden en vele ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden. De boodschap die medewerkers met deze uitslagen geven is: we doen het goed met elkaar.

Extern: aantrekkelijkheid stijgt, maar blijft investering vragen

Door de coronacrisis ziet de arbeidsmarkt er anders uit. De werkloosheid groeide, mensen met een vast contract werden honkvaster en het aantal openstaande vacatures daalde. Echter, niet bij ProRail. Onze uitdaging blijft groot en zal zelfs toenemen in de komende jaren. Binnen onze kritieke doelgroepen, (technici, ICT, financials en verkeersleiding) staat de arbeidsmarkt nog steeds flink onder druk. Voor deze doelgroepen geldt dat ProRail geen vanzelfsprekende werkgever is waaraan ze zich spontaan willen binden. Daarom blijft het van groot belang dat we continu laten zien dat ProRail een aantrekkelijke werkgever is. Met onze arbeidsmarkt- en branding-campagnes, campus events, ons referral (via eigen medewerkers) programma Baanbrekers en de recruitmentwebsite zorgen wij ervoor dat onze organisatie steeds meer op het netvlies van onze doelgroepen komt. En dat werpt zijn vruchten af. Op de lijst Meest Favoriete Werkgevers van Intermediair stegen we in 2020 van de 32^e naar de 28^e plaats. Ook worden we steeds meer gezien als aantrekkelijk werkgever bij ICT’ers. De lezers van het blad Computable hebben ProRail met een vierde plek gewaardeerd in de lijst van meest aantrekkelijke ICT-werkgevers. Het belang van een optimale medewerkerservaring speelt een steeds grotere rol , daar geven we de komende periode dan ook extra aandacht aan.

Ook in 2020 weer veel stages en jong talent

In 2020 heeft ProRail 131 stageplaatsen vervuld, een stijging van maar liefst 18% ten opzichte van 2019. Hiermee is opnieuw het aantal stagiairs ten opzichte van het jaar daarvoor gestegen. Wij zijn blij met deze stijging, zeker ten tijde van de coronacrisis. ProRail wordt door jong talent meer en meer gezien en dat zien we ook terug in de hoeveelheid open sollicitaties die we in 2020 hebben ontvangen (meer dan 230). Dit is onder meer het resultaat van onze campusrecruitmentstrategie die zich in 2020 verder heeft ontwikkeld. Deze strategie onderstreept het belang van jong talent voor ProRail en focust op de te werven doelgroepen. Initiatieven zoals de online stagedag die twee keer per jaar plaatsvindt dragen hieraan bij. Daarnaast hebben we in 2020 een nieuw talentenprogramma ontwikkeld speciaal voor starters: het IT Young Talent Program. Hierdoor hebben we binnen het werkveld IT vijf nieuwe talenten mogen verwelkomen. Vanwege het behaalde resultaat willen we in 2021 opnieuw talenten werven voor dit programma.

Diversiteit en Inclusiviteit

ProRail wil een organisatie zijn waar medewerkers zich veilig en welkom voelen. ProRail streeft naar een werkomgeving waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en de nodige ruimte en waardering voor hun talenten krijgen, zodat we samen de best mogelijke prestaties kunnen leveren.

ProRail verder aan de slag met versterken inclusief vermogen

2020 is het jaar geworden waarin het Programma Diversiteit & Inclusiviteit, twee jaar onderweg, het belang van inclusiviteit nog meer bestendigd heeft. In de loop van het jaar zijn er vanuit dit programma wederom meerdere thema’s op de agenda gezet. Dit heeft ervoor gezorgd dat nog meer medewerkers en managers zich aansloten bij de veranderbeweging. Samen proberen we de impact van onbewuste vooroordelen te verkleinen en de uitsluitingsmechanismen weg te nemen uit onze processen en ons gedrag.

Inclusie: de motor voor verandering

Niet alleen zeggen dat je verandering wilt, maar het doen en het verschil maken. Daar gaat het om, nu en straks. Zeggen dat iedereen zichzelf moet kunnen zijn op de werkvloer, zeggen dat je de beste talenten aan ons bedrijf wilt verbinden en zeggen dat je daarbij álle talenten in het vizier hebt, dat veronderstelt kennis van wat ‘unconscious bias’ is. Erkennen dat iedereen onbewust vooroordelen heeft, om vervolgens in je dagelijks werk bewust te werken met de impact van je vooroordelen.

De ambitie van ProRail is een oordeelvrij werving- en selectieproces, zodat we een aantrekkelijke werkgever zijn voor alle talenten die ons bedrijf kunnen komen versterken. Ook blijven we wendbaar in de steeds krapper wordende arbeidsmarkt. Onze ambitie is nog steeds om onze managers en werknemers te bekwamen in onbevooroordeeld samenwerken. Daarmee willen we ons innovatief en probleemoplossend vermogen toe laten nemen, zodat we als geheel betere prestaties neer kunnen zetten.

Vrouwen in de top van ProRail

Eind 2020 was 35% van het strategisch management van ProRail vrouw, een toename van 4% ten opzichte van 2019 (31%). Het strategisch management bestaat uit de directie, de leden van de executive committee en het hoger management van ProRail.

Het percentage vrouwelijke leden in de raad van commissarissen was eind 2020 33% en bleef daarmee ongewijzigd ten opzichte van 2019. In 2020 bleef de raad van bestuur van ProRail, bestaande uit drie personen, ongewijzigd. Met de samenstelling John Voppen (CEO), Ans Rietstra (COO) en Hans van Leeuwen (CFO) is de man/vrouw-verhouding gelijk gebleven als in 2019.

Leeftijdsopbouw

Er heeft in 2020 een hergroepering van leeftijdscategorieën plaatsgevonden. Hiertoe zijn de vergelijkende cijfers eveneens aangepast. Voor 2018 en 2019 betreft dit een verschuiving van 3% van de categorie 50-59 naar >59 ten opzichte van de eerder gerapporteerde percentages.

Verdeling man-vrouw

De verdeling man-vrouw is berekend op basis van het aantal medewerkers met een dienstverband in het boekjaar.

Het is de kracht die telt, niet de beperking

Wij hebben wederom aandacht besteed aan talenten met een afstand tot de arbeidsmarkt. Binnen het Inclusie-programma zijn in 2020 vier nieuwe talenten aan de slag gegaan. Daarnaast is een medewerker vanuit het programma doorgestroomd naar een duurzame arbeidsplaats op de afdeling waar deze persoon werkzaam was gedurende de periode in het Inclusie-programma. Rond deze talenten vormt zich een groep managers, interne coaches en werkplekbegeleiders die de samenwerkingen tot een succes maken.

Toegankelijkheid werkplekken

In 2020 is de toegankelijkheid van onze werkplekken verbeterd. Ook is onderzocht welke behoefte er onder het personeel bestaat ten aanzien van een multifunctionele ruimte die gebruikt kan worden om te rusten, te bidden of voor spirituele bezinning. Verder is de digitale toegankelijkheid van onze informatie zowel extern als intern vergroot.

Culturele Diversiteit zichtbaar

In 2020 hebben we opnieuw veel gesprekken gevoerd over sociale (on)veiligheid op de werkvloer en de effecten van culturele verschillen. Zeer waardevolle gesprekken die het bewustzijn nog verder hebben versterkt en van culturele diversiteit een speerpunt hebben gemaakt. In 2020 is een team gevormd dat zich inspant voor emancipatie en sociale acceptatie. In 2021 gaan we diverse thema’s rondom culturele diversiteit op de agenda zetten, nieuwe wervingskanalen aanboren en netwerken verder vergroten.

De samenwerking met BAM, Strukton, diverse ministeries, RailCenter, UAF en brokers (bemiddelaars) hebben geleid tot nog meer focus in de keten om statushouders aan het werk te krijgen in de spoorbranche. In 2020 startten zeven statushouders in diverse functies binnen ProRail en organiseerden we in samenwerking met Utrechtse partijen ons eerste Eigen Kracht-traject; een zesdaags online programma waarin anderstaligen meer leerden over werken bij ProRail en over de Nederlandse arbeidsmarkt.

Vergrijzing en verjonging

ProRail heeft zoals veel organisaties te maken met toenemende vergrijzing en ontgroening. Daarom zetten we in op verjonging van de nieuwe instroom. In 2020 was ruim twee op de drie (68%) van de nieuwe medewerkers jonger dan 40 jaar. Het percentage medewerkers jonger dan 40 jaar steeg daardoor licht (van 27% naar 28%). Ook de komende jaren zal de focus bij de instroom liggen op deze doelgroep.

We zetten in op versterking van de samenwerking tussen de zes leeftijdsgroepen die we hebben gedefinieerd. Young ProRail en ProRail NEXT investeren samen met het Programma Diversiteit & Inclusiviteit in vergroting van het bewustzijn rond generatieverschillen en versteviging van de verbinding tussen de verschillende generaties.

Verzuim

In de eerste twee kwartalen steeg – als gevolg van COVID-19 gecombineerd met het reguliere griepvirus – het verzuim ten opzichte van de eerste twee kwartalen in 2019. Nog voordat de eerste Covid-19-besmetting in Nederland werd gemeld, richtte ProRail een crisisteam in om tijdig in te kunnen spelen op de mogelijke situatie die ook ProRail zou raken. Voor medewerkers in bedrijfskritische functies werden werkplekrichtlijnen opgesteld voor veilig en gezond werken. Daarnaast kregen zij in de beginfase van de coronacrisis de mogelijkheid om zich bij klachten via de arbodienst te laten testen. Medewerkers in niet-bedrijfskritische functies moesten vanuit huis werken. Veel aandacht ging uit naar ondersteuning tijdens het thuiswerken met voorlichtende webinars over een gezonde houding en een arbo-conforme thuiswerkplekinrichting. Daarnaast was er via verschillende interventies voor medewerkers aandacht voor de impact van COVID-19 op fysiek en mentaal welzijn. Voor leidinggevende waren er bijeenkomsten om hier explicieter oog voor te hebben. 

Een opvallende trend is dat het verzuim gedurende het jaar is gaan dalen. Dit kan er op duiden dat het grote aandeel medewerkers dat thuiswerkt meer flexibiliteit en regelruimte ervaart, waardoor disbalans niet persé leidt tot een ziekmelding. ProRail heeft echter ook oog voor het feit dat met digitaal werken het herkennen van problematiek een stuk lastiger is. Medewerkers die minder makkelijk kenbaar maken problemen te ervaren, blijven dan onder de radar. Dat kan leiden tot verborgen verzuim met risico op langdurige uitval. Het heeft de voortdurende aandacht om hierbij stil te staan.

Anders organiseren

ProRail implementeert op verschillende plekken andere manieren van werken, zodat zijn medewerkers zo optimaal mogelijk onze strategie voor nu en in de toekomst kunnen realiseren.

Samenspel voor meer treinen

Voor de verdere ontwikkeling van het spoornet is verdergaand en integraal gebruik van de aanwezige spoorkennis nodig. Daarom kantelt de ProRail-organisatie in 2020 de besturing van beheer, onderhoud, vervanging en bouw van spoor onder de noemer Samenspel voor meer Treinen. In 2020 richtte ProRail hiervoor multidisciplinaire gebiedsteams in en moderniseren wij de aansturing voor de ontwikkeling van het spoornet.

Vanaf de tweede helft van 2020 zijn we met de implementatie begonnen. De nadruk lag op teamvorming, verantwoordelijkheden lager neerleggen en de inrichting van een landelijke aanpak om de integraliteit te waarborgen. COVID-19 liet zich gelden, maar met de creativiteit en inzet van betrokkenen is de beoogde voortgang geboekt.

Onderdeel van Samenspel voor meer treinen is een aantal verbeteringen op het gebied van toekomstgericht werken aan het spoor. Zo realiseerde ProRail in 2020 een kleine organisatiewijziging van het Buitendienststellingproces waardoor meer werk naar voren gaat in de keten. Dit leidt tot meer duidelijkheid over de beschikbaarheid van spoor en tot minder werk dat opnieuw moet worden gedaan.

De inrichting van Samenspel voor meer treinen vereiste op meerdere plekken aanpassingen in de organisatie. 2021 staat in het teken van het verder aansluiten en integreren van de teams binnen de gebieden en de verdere inrichting van de landelijke sturing.

Personeelsplanning

Om in de toekomst te beschikken over de juiste aantallen en mix van medewerkers met de juiste skills en competenties, hebben we in 2020 een uniform proces voor personeelsplanning ontwikkeld. Aan de hand van de praktijkervaring die we met twee bedrijfseenheden hebben opgedaan, is een gestructureerde en datagedreven methodiek opgezet die voor kritieke functies de personele knelpunten in de komende jaren inzichtelijk maakt. Inmiddels is het personeelsplanningtraject door vier bedrijfseenheden doorlopen en starten we met de vijfde bedrijfseenheid. In 2021 gaan we verder met de verdere ontwikkeling van de methodiek tot op strategisch niveau. Hierbij kijken we, ondersteund door tools, verder vooruit (5-7 jaar) en over bedrijfseenheden heen. Op deze manier kunnen we met scenario’s de impact van grote interne en externe ontwikkelingen op het medewerkersbestand van de toekomst bepalen. Vanaf 2022 vindt personeelsplanning organisatiebreed in een vast ritme plaats, zodat we voortdurend de inzichten kunnen herijken en de juiste acties kunnen nemen.

Cultuur

Medio 2020 stelde de top van ProRail de richting vast voor het realiseren van de cultuur die ProRail nodig heeft om zijn ambities waar te maken. De korte samenvatting van die beoogde cultuur is Presteren, Ontwikkelen en Samenwerken. Daarbij stelde de ExCo de ontwikkelaanpak vast, een set principes waarmee wij de ontwikkeling van ProRail verder invullen. In 2020 werden de eerste vorderingen geboekt en stond deze thematiek ook centraal bij diverse leiderschapsbijeenkomsten.

Cao-onderhandelingen gaan verder in 2021

ProRail en de vakorganisaties FNV Spoor, CNV Vakmensen en VHS Railprofessionals zijn in september 2020 gestart met de onderhandelingen voor een nieuwe cao. De oude cao gold tot 1 januari 2021. Partijen hebben elkaar in vier rondes gesproken. De onderhandelingen verliepen in goede verstandhouding, maar hebben in 2020 niet geleid tot resultaat. Dat betekent dat de oude cao blijft doorlopen. In januari 2021 zijn de onderhandelingen hervat.

De ProRail cao is van toepassing op alle medewerkers, met uitzondering van directie- en enkele managementleden (circa 1%).

Medezeggenschap

Het jaar 2020 stond met name in het teken van de implementatie van Samenspel voor meer treinen. Alle negen werkgebieden zijn aan de slag gegaan. In aansluiting op Samenspel zijn in oktober de nieuwe organisatie van Asset Management (AM) en de kennisclusters bij Projecten en de staven van start gegaan. ProRail had vergaande plannen voor het verbeteren van de samenwerking tussen ProRail Stations en NS Stations, waarbij ook sprake was van het overdragen van taken. De ondernemingsraad adviseerde negatief over deze taakoverdracht. De raad van bestuur (RvB) heeft dit advies overgenomen.

Bij deze en andere adviestrajecten is gezocht naar een nieuwe manier van samenwerken tussen ondernemingsraad, bestuurder en management, namelijk een vorm van participatieve medezeggenschap. Met wisselend succes. In 2021 werken we door aan de ontwikkeling van een samenwerkingsvorm die voor de zeggenschap én de medezeggenschap het beste resultaat oplevert.

Het jaar 2020 was ook het jaar van nauwe afstemming tussen de OR van ProRail en de OR van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat over het voornemen om ProRail om te vormen tot een zelfstandig bestuursorgaan (zbo). De OR van ProRail is zijn standpunt blijven verdedigen geen voorstander te zijn van een verandering van de rechtsvorm van ProRail. Volgens de OR heeft het ministerie voldoende middelen om ProRail in de huidige rechtsvorm op een goede manier aan te sturen en de samenwerking te verbeteren. Bovendien ziet de OR bij de omvorming naar een zbo meer afbreukrisico’s dan voordelen ten opzichte van de huidige (aan)sturing door de staatssecretaris.

Ook voor de OR stond het jaar 2020 in teken van COVID-19. De OR is intensief betrokken bij de maatregelen die ProRail heeft genomen tegen het coronavirus en heeft waar nodig (kritische) vragen gesteld of aanbevelingen gedaan. De OR heeft de RvB een compliment gegeven voor de wijze waarop geanticipeerd is op de impact van COVID-19.

Ook in 2020 heeft de OR gevraagd naar een ProRail-brede operationele en strategische personeelsplanning. Bij enkele bedrijfsonderdelen zijn de eerste stappen gezet. Over het onafhankelijk onderzoeksrapport van Stichting Crisislab naar de veiligheid op het spoorgoederenemplacement Kijfhoek heeft ProRail de oorzaken en conclusies onderschreven. Crisislab signaleert met zijn onderzoek structurele veiligheidsproblemen op Kijfhoek. De OR volgt de aanpak om de problemen op te lossen nauwgezet en voorziet de raad van bestuur van feedback.

Advies- en instemmingstrajecten

In 2020 zijn diverse advies- en instemmingstrajecten met de medezeggenschap doorlopen. Voorbeelden zijn de herinrichting van Asset Management, Capaciteitsmanagement en van Veiligheid. Ook waren er adviesaanvragen en instemmingsverzoeken rond de inrichting van de kennisclusters van Projectmanagement en Bouwmanagement, het Dienstverleningsmodel Kijfhoek, de herinrichting Meldkamer Spoor, het internationaal reisbeleid en de Risico Inventarisatie en Evaluatie. Daarnaast heeft de OR een initiatiefvoorstel ingediend voor het instellen van een ombudsfunctionaris.

Trots

2020 was een zeer uitdagend jaar. De coronamaatregelen hadden forse impact op alles en iedereen. Maar ProRail heeft zich laten zien als een sterke, uiterst weerbare organisatie. Samen hebben we ons succesvol ingezet tegen het virus met de gezondheid van onze medewerkers als absolute prioriteit. De OR is trots op alle collega’s die tijdens de coronacrisis met toewijding hun werk online, thuis of in de 24/7-organisatie zijn blijven uitvoeren.

Samenstelling OR

In 2020 was de OR als volgt samengesteld:

• Marielle Frumau (Voorzitter)

• Paul Diks (Vice-voorzitter)

• Theo Ewalds (Lid dagelijks bestuur)

• Frank Barel

• Bastiaan Logtmeijer

• Wim Geenen

• Rob van Grol

• Erwin Huiskamp

• Jan de Jong

• Gert Joosten

• Goof Lindijer

• Maarten Pijnacker Hordijk (tot en met 17 april 2020)

• Maarten Wehkamp (vanaf 20 april 2020)

• Bert Schipper