Integriteit en compliance

Integriteit en compliance

Naast het streven naar een veilig en duurzaam spoor, is er bij ProRail aandacht voor een open en transparante organisatiecultuur, integriteit en compliance. We kunnen als organisatie alleen goed presteren als er goed wordt samengewerkt. Goed samenwerken is mogelijk als medewerkers open zijn, leren van fouten en vertrouwen hebben in elkaar. De afdeling Integriteit, Risicomanagement en Compliance (IRC) en de Corporate Compliance Officer (CCO) adviseren de organisatie daarin. Vragen, signalen en meldingen – zowel van binnen als van buiten de organisatie – geven ProRail de kans om te leren en te verbeteren en zijn daarom een positief signaal. Ze duiden op openheid, aandacht voor integriteit en compliance en op aandacht voor elkaar.

Gedragscode en goed voorbeeld

De gedragscode geeft de goede samenwerking handvatten en wordt regelmatig onder de aandacht van de medewerkers gebracht. In 2020 is daarvoor een nieuw programma gemaakt dat begin 2021 van start gaat met onder meer een nieuwe e-learning. Daarin worden aan de hand van herkenbare dilemma’s belangrijke thema’s uit de gedragscode op een luchtige manier toegelicht. Ook gevallen uit de praktijk komen aan bod.

Er zijn voorbereidingen getroffen voor aanpassing van de gedragscode. Doel is om de gedragscode – met input van de medewerkers – waar nodig aan te vullen of te wijzigen om nog beter aan te sluiten bij de publieke taak die ProRail heeft. Een ander doel is om de toegankelijkheid en leesbaarheid van de gedragscode te vergroten.

Goed voorbeeld doet goed volgen. Daarom is het naleven van de gedragscode door het topmanagement belangrijk. Zo werkt de raad van bestuur mee aan een film over sociale veiligheid, een belangrijke voorwaarde voor integer handelen, en roept daarin het management op om het goede voorbeeld te tonen. Verder worden sinds 2020 per kwartaal dilemmasessies in de ExCo gehouden waarbij ExCo-leden uit eigen ervaring dilemma’s bespreekbaar maken.

Preventieve aandacht

De gedragscode en ook wet- en regelgeving leveren soms vragen op. In 2020 heeft de afdeling IRC 46 (advies)vragen daarover ontvangen. Door het inwinnen van advies over integriteit, risicomanagement en compliance zijn medewerkers beter in staat een afgewogen en integrale beslissing te nemen.

Om bewustwording op het gebied van integriteit, risicomanagement en compliance te vergroten, publiceert de afdeling IRC regelmatig berichten op intranet, zoals een terugkoppeling over de ontvangen meldingen en over wat te doen bij informatie- en datalekken.

Activiteiten, waaronder dilemmaworkshops, zijn op digitale wijze gehouden, omdat het vanwege COVID-19 vanaf maart niet meer mogelijk was om fysieke bijeenkomsten te organiseren. Daarnaast is, om de bereikbaarheid en herkenbaarheid te vergroten, de informatie over IRC op het intranet en de website www.prorail.nl vernieuwd en verduidelijkt.

Maandelijks wordt een integriteitsdilemma op het intranet gepost om gesprekken tussen collega’s te bevorderen. Tot slot draagt IRC samen met collega’s uit de organisatie bij aan beleidsvorming, bijvoorbeeld op het gebied van re-integratie en mindervalide medewerkers, eerlijke verdeling van het schenken van vrijgekomen spoormaterialen, en integriteit van buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s).

Integriteitscultuur

In 2019 is een samenwerking tussen ProRail en Autoriteit Consument & Markt (ACM) gestart, Daarbij vormt ‘sturen op compliance en integriteit aan de voorkant’, oftewel preventie, het uitgangspunt. ACM heeft in dit verband een cultuuronderzoek bij ProRail gehouden. Hierin komt ProRail naar voren als een professionele en relatief vriendelijke organisatie, waar uiteraard ook het een en ander te verbeteren valt. Het beeld uit dat onderzoek komt enigszins overeen met dat uit de interne enquête Sociale Veiligheid die IRC, in samenwerking met onder meer de ondernemingsraad en vertrouwenspersonen in oktober 2019 heeft gehouden.

De uitslag van zowel het cultuuronderzoek als de enquête bieden aanknopingspunten voor het vergroten van het bewustzijn en de voortdurende ontwikkeling van de compliance- en integriteitscultuur. In 2021 geeft ACM in samenwerking met IRC een toelichting op de resultaten van het cultuuronderzoek voor alle belangstellenden binnen ProRail.

In januari 2020 heeft IRC de uitslag van genoemde enquête met de medewerkers gedeeld. Vervolgens zijn in afstemming met onder meer ondernemingsraad, vertrouwenspersonen, HR en Communicatie verschillende acties geformuleerd. Deze acties zijn gericht op het bespreekbaar maken van thema’s op het gebied van sociale veiligheid om bewustwording te vergroten en van elkaar te leren. Zo is IRC direct gestart met het rapporteren in de ExCo-vergaderingen over meldingen en het voeren van gesprekken over dit thema in de managementteams en op de werkvloer.

Er zijn dilemmaworkshops over sociale veiligheid gehouden en er is extra aandacht aan besteed  met een film van collega’s die over sociale veiligheid in hun eigen werksituatie vertellen. IRC werkt op dit gebied samen met de ondernemingsraad, de vertrouwenspersonen en andere afdelingen waarbij sociale veiligheid, privacy en vertrouwelijkheid altijd het uitgangspunt vormen.

Meldingen in coronatijd

IRC heeft – zie het voorgaande – sinds medio 2019 gewerkt aan een grotere zichtbaarheid en herkenbaarheid van de afdeling. Bijvoorbeeld door aan de organisatie via intranet een terugkoppeling te geven over meldingen. De sterke groei van het totale aantal meldingen wordt mede daardoor verklaard. De afdeling heeft als gevolg daarvan een stevig veranderingsproces doorgemaakt.

Ondanks de lange periode van thuiswerken als gevolg van de coronamaatregelen blijven meldingen binnenkomen. ProRail is hier blij mee, omdat dit duidt op systematische aandacht voor mogelijkheden om de organisatie te verbeteren.

ProRail kent een meldingsprocedure voor meldingen met een maatschappelijke impact (vermoede misstanden). Daarnaast werken we aan een protocol voor meldingen over schendingen van de gedragscode en andere onregelmatigheden. Voorbeelden zijn integriteitsissues en ongewenste omgangsvormen. Met het protocol kunnen medewerkers en organisatie zich stelselmatig verbeteren, is er duidelijkheid over het proces, en biedt het een veilige en ordelijke meldcultuur.

Het aantal ontvangen meldingen in 2020 is vergelijkbaar met het aantal in 2019. In 2020 zijn 94 meldingen gedaan waarvan 5 meldingen ‘vermoede misstand’. Het aantal reguliere meldingen is sinds 2019 enorm toegenomen, omdat de procedure rondom meldingen is versoepeld. Hierdoor is voor veel ProRailers de drempel om een melding te doen verlaagd. De eerdergenoemde grotere zichtbaarheid en herkenbaarheid van de afdeling heeft ook een positieve impact gehad op de groei van de aantal meldingen. Inhoudelijk zijn de meldingen zeer divers. Ze hebben betrekking op sociale veiligheid, schending van wet- en regelgeving, belangenverstrengeling en informatie- en datalekken.

Privacy & AVG

Afgelopen jaar is ProRail verder gegaan met het bevorderen van de bewustwording en implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De organisatiestructuur die in 2018 is opgezet, werd in 2020 versterkt en verbeterd. Het AVG-team is in juni samengevoegd met de afdeling IRC, omdat integriteit vanuit beide velden een gedeeld onderwerp is en ProRail op deze manier maximaal profiteert van deze kruisbestuiving. Naast de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) en de twee Privacy Officers, heeft ProRail één of meerdere AVG-ambassadeurs per afdeling, zodat kennis over de AVG beschikbaar is op de werkvloer. De regels die gelden voor het verwerken van persoonsgegevens zijn met presentaties, workshops en communicatieuitingen onder de aandacht gebracht.