Terugblik en bijeenkomsten raad van commissarissen

COVID-19

Zoals gezegd, stond 2020 ook voor ProRail en de spoorsector in het teken van de COVID-19 pandemie. De impact op de sector is aanzienlijk. De spoorsector had door COVID-19 te maken met een grote afname van het aantal reizigers. Dit werd grotendeels veroorzaakt door de oproep om zo veel mogelijk thuis te werken, de lockdown-maatregelen en het overstappen naar andere vervoersmodaliteiten zoals de auto en fiets.

Ook de eigen medewerkers van ProRail werden ineens geconfronteerd met een situatie die nieuw was voor hen, omdat zij ineens thuis moesten werken. Na een korte periode van gewenning werkte dit goed en zorgde het ervoor dat het werk dat thuis kon worden gedaan zo goed mogelijk kon doorgaan. Medewerkers liepen daarbij in sommige gevallen wel aan tegen zaken als het ontbreken van een rustige thuiswerkplek en eenzaamheid. Daar was en is veel aandacht voor. Het is de verwachting dat in de toekomst medewerkers zullen werken in een mengvorm tussen op kantoor en thuiswerken, met gevolg voor hun reisgedrag zoals minder reizen en reizen op andere tijdstippen.

De medewerkers die op locatie werken, zoals treindienstleiders die cruciaal zijn om de dienstregeling te kunnen uitvoeren kregen naast onderbezetting ook te maken met besmettingen en (de angst voor) het risico op besmetting op de werkplek. Het ziekteverzuim werd daarom goed bewaakt.

De RvC constateert dat het in februari van 2020 al starten met het organiseren van een crisisorganisatie ProRail heeft geholpen om de gevolgen van COVID-19 zo goed mogelijk het hoofd te bieden. Daarnaast vindt de RvC het goed om te constateren dat ProRail erin is geslaagd het thuiswerken op korte termijn vanaf begin 2020 goed mogelijk te maken voor de medewerkers.

Er bleef ook aandacht voor het intensief afstemmen met bijvoorbeeld vervoerders en aannemers, wat behulpzaam was om werkzaamheden zo goed mogelijk door te laten gaan. De partijen in de sector hebben het met elkaar mogelijk gemaakt dat treinen konden blijven rijden en dat reizigers en goederen op hun bestemming konden komen. Voor een aantal projecten zijn werkzaamheden eerder uitgevoerd dan gepland, zoals voor de Schipholtunnel.

De RvB heeft de RvC steeds geïnformeerd over de ontwikkelingen. Zo lag gedurende de eerste golf van COVID-19 het accent op het managen van de crisis waarbij de aandacht met name uitging naar de situatie op de verkeersleidingsposten en het uitvoeren van projecten. Naarmate de crisis langer duurde, werd de vitaliteit van medewerkers steeds meer een aandachtspunt. De RvC waardeert de extra aandacht van ProRail voor deze vitaliteit.

De RvC heeft kennis genomen van de financiële impact van COVID-19 op ProRail m.b.t. 2020: een verlaging van de inkomsten met betrekking tot de gebruiksvergoeding, omdat er minder treinen reden, van ongeveer EUR 24 miljoen.

Aandachtspunten

De RvC heeft in 2020 naast COVID-19 andere belangrijke onderwerpen besproken die prioriteit hebben, zoals veiligheid, het tekort aan treindienstleiders en goederen.

Veiligheid

Veiligheid van reizigers, treinverkeer en mensen die aan het spoor werken is cruciaal. De veiligheidsladder is een instrument dat ProRail hanteert om te zien hoe het met de veiligheidscultuur is gesteld. Op de veiligheidsladder is ProRail na twee jaar gedaald van trede 4 naar trede 3. De RvC betreurt dit. Het onderwerp veiligheid, de veiligheidscultuur en ook het zakken van trede 4 naar 3 is daarom uitgebreid aan de orde geweest in de RvC. Met de RvB is besproken wat aan de daling ten grondslag ligt en hoe actief gewerkt kan worden aan een verbetering van de veiligheidscultuur. Het vraagt om een integrale aanpak en groot commitment van ProRail. Dat voert ProRail uit aan de hand van het verbeterprogramma dat is ingericht.

Treindienstleiders

Daarnaast kampt ProRail met een tekort aan treindienstleiders en werft daarom zo goed en snel mogelijk nieuwe treindienstleiders. Aangezien niet alle kandidaten slagen voor de opleiding is dit tekort niet op korte termijn opgelost. De combinatie met COVID-19 levert de nodige capaciteitsproblemen op.

Goederen

ProRail zette de afgelopen jaren in op verdere verbetering van de dienstverlening voor het goederenvervoer per spoor. Het spoorgoederenvervoer in het Rotterdamse havengebied ondervindt de laatste jaren hinder van onverwachte buitendienststellingen en verstoringen van het spoor. Dat was aanleiding voor ProRail en het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat om onafhankelijk onderzoeksbureau Crisislab onderzoek te laten doen naar de oorzaken van de storingen op de Rotterdamse Havenspoorlijn. De hoofdconclusie was dat “ProRail is ingericht op gestructureerd opereren (beheer) maar niet op het omgaan met afwijkingen (beheersen) die in de weerbarstige praktijk altijd op zullen treden. Een serie van majeure afwijkingen heeft daarom in de regio Randstad-Zuid tot een vicieuze cirkel van steeds grotere onderhoudsachterstand geleid.”

De RvC heeft het rapport van Crisislab uitgebreid besproken met de RvB. De RvB informeert de RvC regulier over de acties die ProRail in gang heeft gezet en de opvolging van deze acties. Deze zien onder meer op het wegwerken van onderhoudsachterstanden op de Havenspoorlijn door een Integraal Programmateam, het organiseren van meer integraal management waaronder betere kennisborging en acties op het gebied van vergunningen en externe veiligheid.

Naast de situatie in de Rotterdamse haven is het onderwerp Kijfhoek regelmatig in de RvC besproken. Het ging daarbij om de benodigde verbeteringen op de korte en lange termijn, de vervanging van het heuvelsysteem, de mogelijke wijziging van het bedieningsconcept van het heuvelproces en de lasten onder dwangsom van de ILT die ProRail heeft ontvangen.

In de vergaderingen van de RvC is besproken dat ProRail de verbeteringen in de haven afstemt met de betrokken stakeholders in de stuurgroep Infra op orde. De RvC onderkent het belang om goed met deze stakeholders af te stemmen, omdat het oplossen van de problemen in de haven de nodige tijd vergt.

Zbo

Het kabinet (dat thans demissionair is) heeft besloten ProRail om te vormen tot een zelfstandig bestuursorgaan (zbo). Het afgelopen jaar zijn de conceptwet- en lagere regelgeving opgesteld. Hoe en of dit proces verder gaat is onzeker aangezien het wetsvoorstel controversieel is verklaard.

De RvC complimenteert de betrokken medewerkers met de wijze waarop zij met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat dit traject constructief, maar kritisch hebben vormgegeven.

Gelet op het feit dat het besluit over de omvorming een besluit is van het kabinet, is de rol van de RvC in dit traject het bewaken van de zorgvuldigheid van het proces en de belangen van alle betrokkenen.

De RvC en de RvB zijn in het traject van de omvorming goed en gezamenlijk opgetrokken. Een aantal vergaderingen was specifiek gewijd aan de omvorming om onder meer de voorbereidingen van de implementatie, de positie van de stakeholders en de eigen positie van de RvC te bespreken. De RvC waardeert de betrokkenheid van de ondernemingsraad bij de omvorming en heeft oog voor zijn positie. Daarnaast zijn het wetgevingstraject, de financiële en fiscale gevolgen, de samenwerkingsvisie en de ontwikkeling van de adviesrol van ProRail aan het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat besproken. De RvC vindt de samenwerkingsvisie een goede stap om de samenwerking met het ministerie verder vorm te geven.

De RvC onderstreept het belang van een goede en zorgvuldige voorbereiding. Inwerkingtreding van de zbo-vorm dient naar het oordeel van de RvC vanuit bedrijfsmatig oogpunt bij voorkeur per begin van een kalenderjaar te gebeuren. Het komende jaar zal de RvC erop toe blijven zien dat het proces zorgvuldig wordt doorlopen met daarbij bijzondere aandacht voor de impact op de stakeholders van ProRail.

Samenspel

Samenspel is de nieuwe manier van samenwerken en organiseren binnen ProRail. De belangrijkste verandering is multidisciplinair samenwerken: met alle relevante disciplines aan tafel en in een team samenwerken en besluiten nemen. Belangrijke wijzigen bij de implementatie van Samenspel zijn onder andere het werken met gebiedsteams en landelijke tafels (de ontwikkel- en planningstafel) die kaders en beleid bepalen en het proces verbeteren. Het onderwerp is regelmatig besproken in de RvC. De implementatie is inmiddels gestart en wordt verder uitgerold.

ERTMS (European Rail Traffic Management System)

ERTMS staat regelmatig op de agenda van de RvC. Thema’s hierbij zijn onder andere de voortgang, de verdere uitrol, de aanbestedingen, mijlpalen en planning. Het huidige systeem voor beveiliging van het spoor Automatische Trein Beïnvloeding (ATB) functioneert goed, maar is verouderd en behoeft vervanging. Het kabinet heeft ervoor gekozen om ERTMS in te voeren op internationale lijnen en op grote delen van het spoor op de drukste trajecten.

ProRail heeft twee opdrachten gekregen. Ten eerste is de afdeling Programmadirectie ERTMS (PD) ondergebracht bij ProRail om de coördinatierol voor de invoering van ERTMS binnen de sector te vervullen met als opdrachtgever de directeur-generaal Mobiliteit van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Daarnaast is ProRail (de afdeling Implementatie ERTMS ProRail (IEP)) belast met de uitrol van ERTMS in de bestaande railinfrastructuur. In 2020 is ProRail gestart met de voorbereiding van de aanbesteding van de systeemleverancier voor de railinfrastructuur. Na beoordeling op basis van vooraf vastgestelde criteria gaat ProRail met Thales en Siemens verder de dialoogfase van de aanbesteding in. Bij de vervoerders zijn ook processen in werking gezet ten behoeve van de ombouw van het materieel, zoals de aanbesteding van nieuwe treinsystemen of upgrades van locomotieven in het geval van de goederenvervoerders.

Het ERTMS-traject is intensief. Voor een belangrijk deel heeft het te maken de omvang en tijdspanne van het programma en de vele stakeholders die hierbij betrokken zijn. De implementatie van ERTMS kost tijd en zal met de nodige hobbels gepaard gaan. Aandachtspunten hierbij zijn onder andere het op tempo houden van de uitrol, het managen van verwachtingen bij de introductie van het systeem, vendor lock in issues, interoperabiliteit tussen systemen en de financiële draagkracht bij goederenvervoerders voor ombouw van locomotieven.

Prestatiegericht onderhoud aannemersmarkt en PGO-doorontwikkeling

Met de gunning van onderhoudscontract Neerlands Midden, is het Nederlandse kleinschalig spooronderhoud vanaf 1 november 2020 volledig geregeld via Prestatiegericht Onderhoud (PGO)-contracten. Hiermee komt het totale aantal PGO-gebieden op 21. Tevens komt er hierdoor een einde aan het PGO-programma dat in 2006 startte. De RvC complimenteert de RvB, het PGO-programma en de aannemers met de wijze waarop met voortvarendheid het traject is voortgezet en volbracht. Zowel voor ProRail als de aannemers betekende dit een nieuwe manier van werken en leidde dit regelmatig tot verschil van inzicht tussen aannemers en ProRail. Het PGO- programma heeft ProRail en de sector veel gebracht: minder storingen, betere kostenbeheersing en steeds beter zicht op de infrastructuur en een toonaangevende rol op het gebied van prestatiesturing in assetmanagement.

De verdere doorontwikkeling van de samenwerking met aannemers zal in 2021 met de RvC worden besproken.

2021 en verder

Op korte termijn zijn verschillende thema’s die de aandacht van ProRail vragen. In 2021 zal de RvC de onderwerpen veiligheid, goederen, strategie en de organisatieontwikkelingen weer met de RvB bespreken.

Daarnaast zal er aandacht zijn voor het vasthouden van de goede prestaties en de manier van werken zoals hybride werken in verband met COVID-19. Verder spelen het onderhoud en verbeteren van de infrastructuur, ERTMS, Verkeersleiding en de transitie naar zbo.

ProRail verwacht dat na COVID-19 de mobiliteitsgroei zich zal voortzetten door een groeiende bevolking en verdere verstedelijking en duurzaamheid. Wel zal deze groei naar huidig inzicht minder snel stijgen dan eerder voorzien. Het effect van meer thuis werken (minder naar kantoor en reizen op andere tijden dan tijdens de spits) is nog onzeker. Gelet op deze onzekerheden werkt ProRail diverse scenario’s (met de nodige flexibiliteit) uit met betrekking tot de groei. Deze scenario’s en de adviesrol van ProRail met betrekking tot de groei en de scenario’s worden besproken in de RvC. Dit onderwerp wordt ook in 2021 besproken in de RvC.

Een belangrijke taak voor ProRail in 2021 en daarna is een goede voorbereiding op de voorziene mobiliteitsgroei. Zo zal ProRail de benodigde kennis, kunde en capaciteit moeten borgen om deze groei te verwezenlijken. De RvC heeft aandacht gevraagd voor de maakbaarheid en voorbereiding hiervan. Het hebben van bijvoorbeeld voldoende gekwalificeerd personeel is een voorwaarde voor de maakbaarheid.

Bijeenkomsten

In 2020 kwam de RvC bijeen in dertien vergaderingen. In het eerste deel van de vergaderingen vergaderde de RvC zonder de RvB. Alleen de bijeenkomst in februari 2020 heeft fysiek plaats kunnen vinden. Tijdens deze bijeenkomst is over onder meer strategie gesproken en heeft de RvC Kijfhoek bezocht. Helaas waren andere bedrijfsbezoeken niet aan de orde door COVID-19. De RvC vindt het belangrijk bezoeken weer te plannen zodra dit mogelijk is. De overige bijeenkomsten hebben digitaal plaatsgevonden. De RvC is tevreden over de wijze waarop digitaal is vergaderd. Twee bijeenkomsten stonden volledig in het teken van de zbo-omvorming. De RvC-leden waren vrijwel altijd allemaal aanwezig. De besprekingen in de commissies van de RvC werden steeds teruggekoppeld tijdens de RvC-vergadering. Er is regelmatig contact tussen de voorzitter van de RvC en de voorzitter van de RvB en tussen de (overige) leden van de RvC en de RvB geweest.

De RvC sprak in 2020, naast de eerdergenoemde onderwerpen, onder meer over:

• De jaarstukken 2019

• Controleplan Deloitte

• Reglementen ExCo, RvB en RvC

• HR, Personeelsbeleid, FTE ontwikkeling

• Mobiliteitsgroei

• Verkeersleiding

• Bedieningsmodel heuvelen op Kijfhoek en vervanging heuvel

• NABO’s (niet actief beveiligde overwegen)

• PRIME Benchmarking report

• Mobiliteit in 2030/2040 en investeringsagenda

• Risk management en compliance

• Terugkijken 2020, vooruitkijken 2021

In de statuten van ProRail is opgenomen dat de RvC voor bepaalde onderwerpen goedkeuring moet verlenen. Hieronder vallen onder meer onderwerpen die betrekking hebben op de strategie van de onderneming, aandelen, deelnemingen en investeringen boven een bedrag van ten minste € 35 miljoen. Hieronder de investeringsvoorstellen die in 2020 zijn besproken.

• Groningen Spoorzone (afwijking > 10%)

• PHS Amsterdam Centraal

• Calandbrug

• Maasvlakte Zuid (aanpassen C2-bocht)

• PHS Amsterdam Sloterdijk

• PHS TEV-programma

• Spoorzone Gilze Rijen

• FIVAT

• Aanvullend budget Zwolle-Herfte

• Het VLTC gebouw in Amsterdam (Verkeersleiding Transportbesturingscentrum)

• PHS Tilburg 4e perronspoor

Per vergadering worden documenten ter kennisname aan de RvC gezonden door de RvB. Het betreft onder andere informatie over juridische zaken en risico’s, een regulier overzicht met de belangrijkste issues, Q rapportages, het halfjaarrapport, Kamerbrieven, documenten over de subsidieaanvraag en overwegen.

Een aantal RvC-leden heeft in 2020 bijeenkomsten met de OR bijgewoond.

Bespreken eigen functioneren

In 2020 heeft de RvC een zelfevaluatie over het jaar 2020 gedaan.

Functioneren RvB(-leden)

Het functioneren van de RvB-leden is in de eerste helft van 2020 besproken.

Onafhankelijkheid

De RvC is van mening dat hij in 2020 onafhankelijk heeft kunnen functioneren.